تولید نامه گروهی تاییدیه تحصیلی

۱۶ شهریور ۱۳۹۸ | ۰۸:۱۰ کد : ۳۷۹۵ کارمندان
تعداد بازدید:۶۳۴

امکان ایجاد نامه‌های تاییدیه تحصیلی دانشجویان تحصیلات تکمیلی به صورت گروهی از طریق سامانه جامع آموزش فراهم شده است.

گروهی بودن به این معنا است که با اخذ یک گزارش با فیلتر مشخص، به تعداد تمامی دانشجویان آن محدوده‌ی فیلتری، گزارش و به تبع آن در پیشخوان خدمت رکورد ایجاد می‌شود.سپس با تأیید گروهی، نامه‌های تاییدیه تحصیلی دانشجویان با امضای خودکار معاون آموزشی دانشکده / پردیس و ثبت خودکار دانشکده به اتوماسیون ارسال می‌گردد.دانشجو می‌تواند با مراجعه به دبیرخانه دانشکده نامه تاییدیه تحصیلی خود را دریافت نماید.

*تذکر مهم ۱: به فیلترهای ورودی دقت نمائید تا از ارسال نامه‌های تکراری خودداری شود.

*تذکر مهم ۲: لطفاً در ساعات خلوت کاری مثلاً ساعات اولیه صبح ویا عصر بعد از ساعت اداری (که پذیرش نهایی آن روز پایان یافته است) اقدام به اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون نماید. زیرا اخذ گزارش و ارسال آن به اتوماسیون اداری در ساعات شلوغی سامانه آموزش و یا اتوماسیون، باعث اختلال در کارکرد سیستم‌ها خواهد شد.

**توصیه می‌شود در زمان پذیرش حضوری هر روز صبح در ساعات اولیه نامه‌های تاییدیه های تحصیلی روز قبل ایجاد و به اتوماسیون اداری ارسال گردد و به دانشجویان در روز پذیرش حضوری اعلام شود که در روز بعد می‌توانند از دبیرخانه دانشکده نامه تاییدیه تحصیلی خود را دریافت کنند.

جهت تهیه گروهی تاییدیه تحصیلی رئیس اداره آموزش دانشکده / پردیس می‌تواند از طریق سامانه جامع آموزش، منوی پیشخوان خدمت به اخذ تاییدیه تحصیلی برای دانشجویان بصورت گروهی اقدام نماید.

شکل ۱- درخواست تاییدتحصیلی گروهی

شکل ۲- ورود فیلترهای گزارش

 

شکل ۳- مشاهده نامه‌های تاییدیه تحصیلی

شکل ۴- ایجاد درخواست‌ها در پیشخوان خدمت

پس از ایجاد رکوردها در پیشخوان خدمت می‌توانید از پردازش تأیید گروهی درخواستهای دانشجویی (پیشخوان خدمت) اقدام به تأیید گروهی درخواستهای ایجاد شده نمائید.

*تذکر مهم: توجه نمائید این پردازش دسترسی بسیار بالایی است و عدم استفاده صحیح از آن باعث بوجود آمدن مشکلات فراوانی می‌شود

شکل ۵- دسترسی به پردازش تأیید گروهی

شکل ۶ تأیید کلی درخواست‌ها

پس از تأیید و ارسال نامه‌های به اتوماسیون اداری جهت اطمینان از صحت کار انجام شده می‌توانید گردش کار هریک از درخواست‌ها را در پیشخوان خدمت و در قسمت خاتمه یافته مشاهده نمائید.

پس از ارسال نامه‌های تاییدیه تحصیلی به اتوماسیون اداری و امضا معاون آموزشی دانشکده / پردیس و ثبت خودکار آن، دانشجو می‌تواند نامه خود را از دبیرخانه دانشکده تحویل بگیرد.

شکل ۷ مشاهده گردش کار اتوماسیون